ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

DESCRIPTION DE TÂCHES

Titre du poste : Adjoint administratif

Supérieur hiérarchique : Comptable / Contrôleur

1. RÔLE

• Relevant des comptables/contrôleurs, l’adjoint administratif a pour rôle d’appuyer activement l’équipe de la comptabilité dans le cycle des payables et des dépôts ainsi que l’équipe des ventes dans la gestion des dossiers de ventes de véhicules neufs et des rapports de ventes.

2.RESPONSABILITÉS

2.1 Tâches comptables

• Effectuer le cycle des payables :
  • Obtenir les informations nécessaires pour comptabiliser les factures aux bons comptes et départements;
  • Comptabiliser les factures d’achats;
  • Concilier les états de compte mensuels;
  • Obtenir les factures manquantes;
  • Émettre les paiements aux fournisseurs.

• Effectuer le caisse recette quotidiennement :
  • Fermer les tiroir-caisse dans le système comptable;
  • Récupérer les rapports de caisse et l’argent à la réception;
  • Comptabiliser les transactions monétaires non enregistrées;
  • Balancer le caisse-recette à l’aide des divers rapports;
  • Comptabiliser le dépôt;
  • Préparer l’enveloppe de dépôt;
  • Effectuer la commande de change pour renflouer la caisse.

• Classer les divers documents comptables :
  • Factures fournisseurs à payer;
  • Paiements et état de compte fournisseurs;
  • Caisse-recette;
  • Roulement des classeurs fournisseurs annuelle.

• Toutes autres tâches connexes.

2.2 Tâches administratives

• Suivre les dossiers de ventes de véhicules neufs;
  • Enregistrer les ventes de véhicules dans le système du manufacturier;
  • Balancer les profits des dossiers de ventes;
  • Réclamer et suivre les rabais applicables pour chaque dossier de ventes;
  • Respecter les dates d’enregistrement des ventes dans le système du manufacturier;
  • S’assurer que tous les documents requis dans les dossiers soient présents
  • Valider les commissions des vendeurs et des directeurs commerciaux pour chaque dossier.

• Concilier les divers rapports de ventes;
  • Concilier les rapports SAAQ avec les preuves de service;
  • Concilier les factures Industriel Alliance avec les contrats enregistrés dans notre session sécurisée.

• Classer les dossiers de ventes :
  • Classer les dossiers neufs selon l’année de vente, l’année du véhicule et les six derniers chiffres du NIV dans les classeurs appropriés;
  • Classer les dossiers usagés selon l’année de vente, l’année du véhicule et les six derniers chiffres du NIV dans les classeurs appropriés.

• Effectuer les demandes de remboursement de publicités certifiés à GM :
  • Rassembler les factures de publicités pour les véhicules usagés certifiés;
  • Effectuer les demandes de remboursements à GM pour ces publicités selon le budget admissibles.

• Toutes autres tâches connexes.

Exigences

• DEP en comptabilité et 3 à 5 ans d’expérience;
• Toutes autres expériences pertinentes.

Conditions de travail

• 35 h / semaine;
• Assurances-collective;
• Programme d’aide aux employés;
• Salaire à partir de 25 $ / h, à discuter selon expérience et scolarité;
• Horaire de travail du lundi au vendredi, heures à discuter selon conciliation travail-famille.

**Le masculin est utilisé afin d’alléger le texte**